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超級實用!五步法則,教你寫好年終工作總結

發布時間:2019-12-05

來源:

      又到年終,一年一度的年終總結又讓許多職場白領大為頭疼。年終總結是對一年的工作學習進行總結和分析,從中找出經驗和教訓,引出規律性認識,為以后的工作做指導。那么如何寫好年終總結?小編為您搜集整理了一篇文章,供大家參考:

一、目標分析

    你的年終報告,到底做給誰看?

    做年終總結 PPT 之前,首要明確的就是你的目標觀眾,要知道 PPT 是做給誰看的,一般而言,年終總結 PPT 的觀眾是領導,所以我們在制作 PPT 時不能陷入自嗨的誤區,一定要明確領導想要在我們的匯報中看到或聽到什么。在實際工作中,領導的預期千差萬別,但總體還是有跡可循的。

    其次,了解你的年終總結 PPT 與怎樣的結果相關,就是這個年終總結跟個人績效、晉級等是不是掛鉤的,年終總結寫得好壞會不會影響年終獎或季度獎。

    如果是強相關,那建議按照醫院單位制定的考核標準或考核大綱去做準備;如果是弱相關,建議把年終總結當成一個匯演(SHOW),可以適度發揮想象力,表現形式可以更豐富,策略是奪眼球找加分項。

二、模板結構

    報告領導,你想做的工作我都完成了。

    年終總結基本模板結構分為:

    1、重點工作完成(潛臺詞——領導,你想做的工作我都很好完成了);

    人事年度重點工作,通常包括關鍵人才引進和梯隊建設、新一年的招聘計劃、各級人員職稱評聘、全面績效管理、人力成本控制等關鍵項目。

    2、日常工作完成(潛臺詞——領導,這是我的本職工作,請驗收);

    日常性工作,一方面是重點工作的拆解,另一方面跟科室員工打交道的各類操作類工作,包括招募、入職、轉正、晉級、離職等流程性的操作。

    3、未來工作展望(潛臺詞——領導,關于明年的工作,我有一些想法)。

    展望類的工作,并不是你夸夸其談地去代替領導們去談 2020 年人力資源整體規劃,而是從個人職位的角度、從業務的角度去說說自己的想法。

三、邏輯梳理

    有限的報告里,你該讓領導記住什么?

    在有限的匯報時間中,不可能把整理出來的內容全部匯報出來。這就要求需要進行邏輯梳理。這里推薦一個結構化表達的工具——SCQA 模型。

    S(Situation),表示情景,就是描述事實內容。

    C(Complication),表示沖突,指在事實下引發了什么矛盾,也就是觀眾的痛點。

    Q(Question),表示問題,什么原因導致了這樣的矛盾。

    A(Answer),表示答案,給出可行性的解決方案。

    對應要做的年終總結,就可以這么匯報:

    S(情景):今年,我做了哪些工作,取得了哪些成就。

    C(沖突):其中做得比較好的是什么項目,但在某個項目上,我們的指標不是很理想。

    Q(問題):經過分析,我們發現指標好是因為哪些原因,不達標是因為哪些原因。

    A(答案):針對這些問題,我們將會采用哪些措施。另外,我們明年的計劃將是怎樣的。

四、素材整理

    報告材料,并不是越多越好。

    1、二分法:把信息分成 A 和非 A 兩個部分;

    2、過程法:按照事情發展的時間、流程、程序,對信息進行逐一的分類;

    3、要素法:比如說優秀員工的 7 種品質、單位的組織架構圖等等,其實都是把一個整體分成不同的構成部分。可以是從上到下,從外到內,從整體到局部。這種分類方法是用于說明事物的各個方面特征的;

    4、公式法:按照公式設計的要素去分類,只要公式成立,那這樣的分類就符合 MECE 原則;

    5、矩陣法:在MECE 法則的指導下,我們整理了年終總結中領導最關心的 5 個內容:工作成果、存在問題、解決方案、經驗總結和未來計劃。

五、設計美化

    別人做的PPT,為什么總那么好看?

    1、注意用圖表說話

    兩三百字的 PPT,不太有人會仔細看。能用圖表,就別用文字。

    2、設計排版「親密、對齊、重復、對比」

    親密:意思相關的內容排在一起,而不是零散無關的元素;

    對齊:整齊排列,給人一種有序不亂的感覺;

    重復:PPT 的設計元素、版式和動畫的重復,看起來風格一致;

    對比:營造頁面中文字或圖片的差異,讓觀眾第一眼就可以看到重點。

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